Controle e gestão dos estoques | A eficiência da empresa depende do seu gerenciamento
Para muitas empresas comerciais e industriais, os estoques representam valores expressivos, necessitando, portanto, de controles eficientes que possam fornecer informações gerenciais para a tomada de decisões.
Portanto, estoque é qualquer quantidade de material armazenada para uso futuro, conforme a atividade empresarial, como segue:
• indústria: matéria-prima, materiais auxiliares e produtos acabados;
• comércio: mercadorias para revenda;
• serviços: materiais necessários à realização dos serviços.
Planejar estoque é prover todas as necessidades de materiais da empresa na quantidade certa e na hora certa (just-in-time). Significa controlar “o que”, “quando” e “quanto” deve ser reposto no estoque, controlando o que sai e o que resta de material estocado. Esta informação deve estar disponível a qualquer momento do dia, sem que haja necessidade de contar ou medir fisicamente o estoque.
Os principais motivos para que sua a empresa invista num controle de estoques eficiente são:
• evitar desvios, perdas, validade (para produtos perecíveis) e roubo;
• conhecer quais as necessidades de reposição;
• identificar os itens que estão encalhados;
• entender a influência do estoque nos custos dos produtos e serviços;
• administrar as necessidades de capital de giro da empresa;
• informar “o que”, “quando” e “quanto” comprar.
Procedimentos para gerenciar o seu estoque
Conhecer os procedimentos de organização dos estoques pode ajudar a empresa melhorar o gerenciamento sobre este ativo tão importante. Um bom gerenciamento fornece informações para reposição e redução de produtos armazenados, parados no estoque, entre outras providências necessárias no dia-a-dia.
Com o gerenciamento correto, é possível aumentar a lucratividade da empresa, melhorar o fluxo de caixa, minimizar os espaços de armazenamento dos estoques, entre outros benefícios. Veja como iniciar:
1. Inventário dos estoques
• faça um levantamento (relação) de todos os itens do estoque;
• conte e registre toda a quantidade armazenada;
• ordene os itens, começando pelos de maior valor monetário;
• identifique o valor unitário e total dos estoques.
2. Previsões de vendas/consumo
• Calcule a média de vendas/consumo dos últimos meses;
• multiplique a média pelo valor unitário e obtenha o valor mensal de cada item;
• some todos os valores e terá o valor total de vendas/consumo do mês;
• calcule o percentual de cada item,
• dividindo o valor mensal pelo total do estoque.
3. Classificação “ABC”
Esta é uma técnica importante de gestão de estoques e que identifica quais são os principais produtos/materiais que necessitam maior atenção.
|
Classe |
Materiais |
Valor |
Definição |
“A” |
10% |
70% |
Itens de maior valor |
|
“B” |
30% |
20% |
Itens de médio valor |
|
“C” |
60% |
10% |
Itens de baixo valor |
Para os itens da classe “A”, deve-se:
• armazenar em posições que sejam mais estratégicas nas prateleiras, de fácil colocação e retirada;
• manter um controle rígido de entradas, saídas e saldos;
• comprar somente o que for necessário e calculado;
• manter estoque de segurança baixo;
• negociar com os fornecedores a garantia de entrega, mantendo os estoques baixos.
Para os itens da classe “B” e “C”, pode-se:
• manter um controle moderado, evitando a sua falta;
• comprar quantidades maiores, pois baixos valores dos itens fazem com que despesas com frete e contatos com fornecedores tornem os custos elevados;
• manter estoque de segurança maior.
4. Parâmetros de gestão de estoques
a) Tempo de reposição é o prazo entre a emissão de ordens de compra e de atendimento, composto por:
• prazo do pedido, dias necessários para que o pedido seja realizado;
• prazo de entrega, dias necessários para o produto chegar à empresa;
• prazo de recebimento, tempo ideal para conferir, etiquetar e utilizar a mercadoria;
• margem de segurança, tolerância de atrasos, extravios etc. (normalmente três dias).
b) Estoque mínimo é a quantidade mínima de mercadoria ou matéria-prima que a empresa deve manter em estoque.
Fórmula: estoque mínimo = venda ou consumo médio x tempo de reposição
c) Lote de reposição é a quantidade média mensal de produtos vendidos, dividido pela freqüência de compras de mercadoria ou matéria-prima. Para determinar os lotes de reposição é preciso ter cuidado com: custo do frete, tamanhos de lotes definidos pelos fornecedores, produtos frágeis que podem se deteriorar no estoque, datas de validade em relação ao consumo e compra de oportunidade.
Fórmula: lote de reposição = consumo médio mensal ÷ freqüência de compra
d) Estoque máximo é a quantidade máxima de uma mercadoria ou matéria-prima que a empresa deve estocar. É importante saber: o espaço disponível de seu almoxarifado, o custo financeiro do estoque, lotes que demandam muito tempo para serem consumidos, produtos que requerem cuidados especiais de armazenamento e produtos voláteis ou que tenham características modificadas com o tempo.
Fórmula: estoque máximo = estoque mínimo + lote de reposição
5. Modelos de gestão de estoque
a) Reposição contínua (ponto de pedido) é aquela em que se providencia a reposição dos estoques quando atinge o estoque mínimo, não importando o intervalo de tempo entre as reposições;
b) Reposição periódica é aquela na qual é verificada, a um período fixo, a situação do estoque e, quando necessária, é providenciada sua complementação. Este período varia em função da classificação “ABC” dos produtos.
6. Análises de estoque
a) Giro de estoque é o número de vezes, durante um período, em que o estoque foi renovado. Este período pode ser de um dia, uma semana ou um mês.
Formula: giro de estoque = valor consumido no período ÷ valor de estoque médio no período
b) Tempo de cobertura é o período em que o estoque médio será suficiente para cobrir a demanda média, ou seja, tempo que o produto leva para sair do estoque.
Fórmula: cobertura (dias de estoque) = número de dias do período ÷ giro
Neste texto, abordamos apenas alguns parâmetros e modelos de gestão de estoque, com o objetivo de torná-lo mais eficiente. No entanto, ressaltamos que existem outros modelos e que cada um é aplicado de acordo com o segmento de atuação e necessidade da empresa.